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Verwalten von Datensätzen und eDiscovery

SharePoint 2010

Letzte Änderung: Montag, 18. April 2011

Gilt für: SharePoint Server 2010

Microsoft SharePoint Server 2010 enthält Features zum Verwalten von Datensätzen. Ein Datensatz ist ein beliebiges Dokument, das für ein Unternehmen oder eine Organisation eine wichtige Rolle spielt und mit einem Geschäftsprozess verwaltet wird. In SharePoint Server 2010 wurde die Datensatzverwaltungs- und eDiscovery-Funktionalität um die folgenden neuen Features und Funktionen erweitert:

  • Verbesserungen bei mehrstufigen Richtlinien

  • Umfassende Zugriffsmöglichkeiten auf eDiscovery

  • Datenarchiv-Vorlage

  • Auf jeder Website aktivierbare Komponentenfeatures des Datensatzarchivs

  • Standortbasierte Ablaufzeitpläne

Bei der Konformität in SharePoint Server 2010 geht es um die Durchsetzung von Regeln, mit denen Unternehmensrisiken reduziert werden. Risiken können in verschiedenen Bereichen auftreten: rechtliche Vorgaben, Veröffentlichung von Informationen, Kostenexplosion, staatliche Bestimmungen usw. In der Regel beschäftigt das Management Datensatzverwalter, Compliance Officer und Rechtsanwählte, um die Risiken zu erfassen und zu beaufsichtigen. Im Zusammenhang mit dem Identifizieren der von SharePoint Server 2010 unterstützten Benutzerrollen beschreibt der Begriff Datensatzverwalter eine Person, die Risiken verwaltet.

Bei der Inhaltsverwaltung beinhaltet die Konformität vier Hauptszenarien. Mit den standardmäßig in SharePoint Server 2010 verfügbaren Features werden die in Tabelle 1 beschriebenen Szenarien unterstützt.

Tabelle 1. Vier Konformitätsszenarien

Szenario

Beschreibung

Identifizieren und Verwalten von Datensätzen

In diesem Szenario identifiziert der Datensatzverwalter wichtige Geschäftsdokumente (Datensätze) und fügt ihnen Geschäftsprozesse hinzu. Beispielsweise kann ein Geschäftsdokument nach dem Identifizieren als Datensatz möglicherweise nicht von Benutzern bearbeitet oder gelöscht werden.

eDiscovery und Haltebereiche

Bei der eDiscovery (Electronic Discovery) sucht der Datensatzverwalter Inhalte im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten und sperrt sie. Angenommen, ein Unternehmen wird wegen der Verwendung des Begriffs "eDiscovery" verklagt. In diesem Fall muss der Datensatzverwalter alle Inhalte suchen und verarbeiten, in denen die Wörter "eDiscovery" oder "electronic discovery" vorkommen.

Überwachung

Bei der Überwachung verfolgt der Datensatzverwalter nach, wer bestimmte Aktionen für Inhalt ausgeführt hat. Überwachungsszenarien sind oft das Ergebnis juristischer Ermittlungen und erfolgen nach der Ausführung bestimmter Aktionen für Inhalte.

Aufbewahrung und Ablauf

Es gibt Aufbewahrungs- und Ablaufrichtlinien, um die Kosten für die eDiscovery zu senken, indem sichergestellt wird, dass die Organisation Inhalte für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und sie am Ablaufdatum löscht. Die Aufbewahrung beinhaltet wichtige Aufgaben wie z. B. Planungs- und Löschereignisse während des Lebenszyklus von Inhalten.

Zur Unterstützung dieser Szenarien wird von Features in SharePoint Server 2010 und Microsoft Office 2010 die Konformität unterstützt. Beispielsweise sind Dokumentinhaltstypen eine Art von Objekt, das mit Informationsrichtlinien verwaltet werden kann. Alle mithilfe von Office 2010-Clientanwendungen (einschließlich des neuen Dokumentenmappenfeatures) erstellte Dokumenttypen unterstützen die Konformität und die Datensatzverwaltung.

Zur Datensatzverwaltung gehören eine serverseitige Anwendungsprogrammierschnittstelle (Application Programming Interface, API) und Webdienste, mit denen Sie benutzerdefinierte Datensatzverwaltungslösungen erstellen können. In Tabelle 2 und Tabelle 3 sind die Namespaces und Typen aufgelistet, die am häufigsten zum Schreiben von benutzerdefinierten Datensatzverwaltungsanwendungen verwendet werden.

Tabelle 2. Wichtige Datensatzverwaltungsnamespaces und Beschreibungen

Namespace

Beschreibung

Microsoft.Office.RecordsManagement.Holds

Enthält Methoden und Eigenschaften, die Halteaktionen und Verhaltensweisen definieren.

Microsoft.Office.RecordsManagement.InformationPolicy

Enthält Methoden und Eigenschaften, die die Informationsrichtlinien für eines oder mehrere Elemente definieren. Hierzu gehören Typen, mit denen die Richtlinien und Richtliniensammlungen definiert werden und mit denen Richtlinienfeatures und Ressourcen in einer Sammlung angeordnet werden.

Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy

Enthält Methoden und Eigenschaften, mit denen das Verhalten des [MS-OFFICIALFILE]-Proxy definiert und verwaltet wird. Die Typen in diesem Namespace werden meist zum Herstellen einer Verbindung zwischen Daten in Anwendungen anderer Hersteller und einem SharePoint-Datensatzverwaltungssystem verwendet.

Microsoft.Office.RecordsManagement.PolicyFeatures

Enthält Methoden und Eigenschaften, die die Features einer Informationsrichtlinie definieren. Beispielsweise können Sie mithilfe von Typen in diesem Namespace Barcodes, Etiketten, Überwachungen und den Ablauf erstellen und verwalten.

Microsoft.Office.RecordsManagement.RecordsRepository

Enthält Methoden und Eigenschaften, die das Verhalten der Inhaltsorganisation definieren.

Microsoft.Office.RecordsManagement.Reporting

Enthält Typen, die Berichtsobjekte für die Datensatzverwaltung darstellen.

Microsoft.Office.RecordsManagement.SearchAndProcess

Enthält Schnittstellen und Typen, die das Such- und Verarbeitungsverhalten für eDiscovery definieren.

Tabelle 3. Datensatzverwaltungstypen und Beschreibungen

Typen

Beschreibung

HoldHandlerResult

Gibt die Suchergebnisse für eine Haltebereichsuche zurück.

IHoldsHandler

Gibt die Schnittstelle an, die von einer Klasse für die Behandlung von Haltebereichen implementiert werden muss.

DocumentRouterAutoFolderSettings

Stellt die Einstellungen dar, die von einem EcmDocumentRouter-Objekt auf automatische Ordner angewendet werden.

DocumentRoutingResultType

Gibt den vom EcmDocumentRouter-Objekt zurückgegebenen Ergebnistyp an.

EcmDocumentRouter

Stellt das Objekt dar, von dem Dokumente an ein Dokumentcenter oder Datenarchiv weitergeleitet werden.

EcmDocumentRouterRule

Stellt eine Regel dar, die das Verhalten des EcmDocumentRouter-Objekts definiert.

EcmDocumentRoutingWeb

Stellt den Bereich dar, für den vom EcmDocumentRouter-Objekt weitergeleitet werden kann.

ICustomRouter

Stellt eine Schnittstelle bereit, mit der ein benutzerdefinierter Router Dokumentobjekte an Websitesammlungen innerhalb des angegebenen Bereichs weiterleiten kann.

IRecordDeclarationHandler

Deklariert ein Element als Datensatz.

IRecordUndeclarationHandler

Entfernt die Datensatzbezeichnung für ein Element, das als Datensatz deklariert wurde.

RecordOperationResult

Stellt die Ergebnisse eines Vorgangs dar, der für einen bestimmten Datensatz ausgeführt wurde.

RecordRestrictions

Stellt die für einen angegebenen Datensatz geltenden Einschränkungen dar.

AuditLogTrimmingReportCallout

Stellt eine Legende dar, deren Details im Überwachungsprotokoll enthalten sind.

IReportDataSource

Stellt eine Schnittstelle bereit, mit der Berichtsdaten übertragen werden.

IReportGenerator

Stellt eine Schnittstelle für ein Objekt bereit, von dem ein Bericht generiert wird.

IProcess

Stellt den kompletten Such- und Verarbeitungsvorgang für das SPListItem-Zielelement dar.

ISearchEnumerator

Stellt den Suchenumerator dar. Die IsNull-Eigenschaft ist standardmäßig auf true festgelegt.

ISearchParameters

Stellt die Parameter dar, die an einen Suchanbieter übergeben werden, wenn eine Suchabfrage ausgeführt wird.

ISearchProvider

Stellt einen Suchanbieter dar. Enthält eine Methode zum Abrufen der URL der Suchseite aus SPWeb sowie eine Methode zum Ausführen der Suche.

SearchAndProcessItem

Stellt den Such- und Verarbeitungsvorgang dar, den Sie ausführen möchten, und enthält eine Methode zum Initiieren des Vorgangs. Mit Such- und Verarbeitungsvorgängen können Sie mithilfe von SharePoint Server 2010 eine Suchabfrage ausführen und dann eine bestimmte benutzerdefinierte Aktion für jedes von der Abfrage zurückgegebene Listenelement ausführen. Angenommen, Sie möchten eine bestimmte Dokumentenmappe basierend auf bestimmten Dokumentmetadaten identifizieren und diese Dokumente anschließend in ein Datensatzrepository verschieben. Die von Ihnen angegebene Assembly muss die IProcess-Schnittstelle implementieren. Verwenden Sie die Add(SPWeb, DateTime, Guid, Int32, Boolean, Guid, Guid, Int32)-Methode, um dem SharePoint Server 2010-Masterzeitgeberauftrag den Such- und Verarbeitungsvorgang hinzuzufügen.

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