Einführung in das Microsoft Office Information Bridge Framework

Veröffentlicht: 09. Aug 2004 | Aktualisiert : 14. Nov 2004

In diesem Artikel erhalten Sie Informationen zum Microsoft Office Information Bridge Framework 2003 aus Unternehmensperspektive. Sie erfahren die Gründe für die Bereitstellung von Line-of-Business (LOB)-Daten an Desktopsysteme und die Vorteile für die Information Worker, die diese Informationen bei ihrer täglichen Arbeit verwenden. Zusätzlich enthält dieser Artikel eine Übersicht über die Information Bridge-Architektur und die Vorteile dieser Architektur für die Bereitstellung und Verwaltung von Lösungen.

Auf dieser Seite

Globale Zusammenfassung
Einführung
Microsoft Office Information Bridge Framework
Szenario: Der Weg einer Dienstanforderung
Übersicht über das Microsoft Office Information Bridge Framework
Vorteile

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Globale Zusammenfassung

Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, ob Mitarbeiter Line-of-Business (LOB)- und andere Betriebsdaten zur weiteren Verarbeitung schnell auffinden und analysieren können. Leider besteht üblicherweise eine Trennung zwischen den Unternehmenssystemen, mit denen Daten erfasst und verwaltet werden, und den von den Mitarbeitern zur Verarbeitung und Kommunikation dieser Informationen verwendeten Desktoptools.

Microsoft Office System hebt diese Trennung auf. Dank der in Microsoft Office System-Anwendungen gebotenen Unterstützung von XML und Webdiensten können Unternehmen Desktop-Anwendungen und LOB-Systeme auf eine intuitive und kostengünstige Art und Weise miteinander verbinden. Die auf Microsoft Office System aufbauenden Lösungen stellen die Informationen zur Verfügung, die für sinnvolle und zeitgemäße Geschäftsentscheidungen erforderlich sind. Sie dienen damit der Produktivität der Information Worker und der Flexibilität der Unternehmen.

Das Microsoft Office Information Bridge Framework ist eine Sammlung von Tools und Technologien, mit denen Microsoft Office System erweitert wird. Ziel ist es, dass Mitarbeiter Unternehmensdaten in den gewohnten Programmen von Microsoft Office System anzeigen und bearbeiten können. Mithilfe des Information Bridge Framework können Entwickler eigene Lösungen für Microsoft Office-Dokumente entwickeln und für den jeweiligen Prozess- oder Themenkontext relevante Informationen und ähnliche Aktionen bereitstellen. Gemeinsam mit der Microsoft Office Enterprise Edition ermöglicht Information Bridge den Entwicklern oder Lösungsanbietern, die Dokumente eines Unternehmens schnell und effektiv mit den bestehenden Back-Office-Systemen zu verbinden, ohne dabei weder Hardware noch Software ersetzen zu müssen.

Einführung

Das Informationszeitalter hat das Arbeitsfeld des Information Workers hervorgebracht. Information Worker sind Mitarbeiter, die sich vorrangig mit dem Analysieren und Veröffentlichen von Unternehmensinformationen befassen und auf Grundlage der Informationsanalysen Entscheidungen treffen. Der Erfolg eines modernen Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, ob die Information Worker Line-of-Business (LOB)- und andere Betriebsdaten zur weiteren Verarbeitung schnell auffinden und analysieren können.

Obwohl Geschäftsvorgänge zunehmend automatisiert werden, zeigen Studien, dass die meisten Geschäftsprozesse nach wie vor von Menschen geprägt sind. Studien über Microsoft-Kunden haben ergeben, dass für automatisierte Transaktionen teilweise bis zu fünf Kommunikationsvorgänge mit umfangreichem Datenverkehr stattfinden. (Von Accenture, EDS und Reuters für Microsoft durchgeführte Studien bestätigen, dass diese Szenarien in den vertikalen Hierarchien im Einzelhandel, der Automobilindustrie und im Investment Banking immer wieder vorkommen.) Unabhängig vom Unternehmen oder der Branche können für die Information Worker, die diese Vorgänge ausführen, bestimmte gemeinsame Merkmale festgestellt werden. Für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern sind sie auf E-Mail, Formulare und elektronische Dokumente angewiesen. Sie benötigen zur Entscheidungsfindung Daten aus verschiedenen Quellen, und für die einer Entscheidung folgenden Aktionen kommen mehrere Unternehmensanwendungen zum Einsatz.

Eine weitere Gemeinsamkeit ist die Verwendung von Microsoft Office System bei der Informationsverarbeitung. Microsoft Office System-Anwendungen zählen heutzutage zu den weltweit am meisten verwendeten Anwendungen. Hierzu gehören:

• Microsoft Office Outlook für Messaging und Collaboration

• Microsoft Office Word zum Erstellen anspruchsvoller Dokumente

• Microsoft Office Excel für Datenanalysen und Berichte

• Microsoft Office InfoPath zum Sammeln strukturierter Daten in dynamischen Formularen

(Weitere Informationen finden Sie in Market Overview 2003: Office Productivity Suite von Ken Smiley, Giga Information Group, Dezember 2002.)

Microsoft Office System, auf mehreren hundert Millionen Desktops weltweit präsent, ist in praktisch jeder Branche ein unverzichtbares Instrument der täglichen Arbeit. Millionen von Angestellten arbeiten mit Microsoft Office System-Programmen, um Geschäftsinformationen zu erfassen, zu analysieren, zu veröffentlichen, zu verarbeiten, weiterzuleiten, im Team zu bearbeiten und Berichte darüber zu erstellen. Microsoft Office System bietet eine vertraute, allgegenwärtige Umgebung mit ausgesprochen leistungsstarken Features für die Vermittlung komplexer Sachverhalte, die Geschäftsinformationen betreffen. Information Worker verwenden üblicherweise Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel und Outlook für die Kommunikation geschäftlicher Angelegenheiten.

In einer Unternehmensumgebung sind wichtige Geschäftsinformationen jedoch in großen Back-End-Datenbanken und Line-of-Business (LOB)-Anwendungen gespeichert. Die LOB-Anwendungen, in denen die Unternehmensdaten gesammelt und verwaltet werden, enthalten u. a. Systeme wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) sowie Systeme für Finanzberichtwesen und Projektmanagement. Diese Systeme enthalten in der Regel Datenbanken oder Data Warehouses, Server und Serveranwendungen zum Erfassen und Verwalten von Daten und meistens auch Front-End-Anwendungen, mit denen die Benutzer auf die Daten zugreifen können. Es handelt sich hierbei um leistungsstarke und spezialisierte Systeme, und die Front-End-Anwendungen spiegeln diese Komplexität wider.

Die Komplexität der LOB-Anwendungen stellt kein Problem für Spezialisten dar, die während ihrer Arbeit ständig mit einem dieser Systeme arbeiten, d. h. für Information Worker, die strukturierte Geschäftsprozesse innerhalb einer dieser Anwendungen ausführen. Der Großteil der Information Worker ist jedoch nicht direkt an der Erstellung oder Verwaltung der Daten beteiligt. Der Einsatz solch spezialisierter Systeme ist für diese Mitarbeiter nicht sehr effizient. Die Effektivität hängt davon ab, die relevanten Daten einfach zu finden, Entscheidungen basierend auf diesen Daten zu treffen und die Kenntnisse an Dritte weitergeben zu können.

Für den typischen Information Worker, der die meiste Zeit mit Microsoft Office System-Anwendungen arbeitet, kann die Abhängigkeit von spezialisierten Unternehmensanwendungen eine erhebliche Belastung darstellen. Die Anwendung dieser Systeme ist schwierig, und die Benutzer müssen zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln und dabei bestimmte Tools für das Auffinden der benötigten Daten verwenden. Anschließend müssen diese Daten in diejenige Microsoft Office-Anwendung kopiert und eingefügt oder neu eingegeben werden, in der die Daten effektiv bearbeitet werden können.

Dieses aufwändige Wechseln zwischen den Anwendungen ist aus Unternehmenssicht aus mehreren Gründen ineffizient. Es reduziert die Produktivität der Benutzer, die zuerst die unterschiedlichen Befehle und Funktionen der verschiedenen Anwendungen erlernen müssen, um dann möglichst schnell zwischen diesen Anwendungen wechseln zu können. Zusätzlich kann das Kopieren und Einfügen von Daten aus einer Anwendung in eine andere zu Fehlern führen.

Der größte Nachteil jedoch ist, dass die Information Worker durch das ständige Hin und Her zwischen den Anwendungen die Daten nie im Kontext anzeigen können. LOB-Anwendungen bieten Ansichten von Daten. Im Gegensatz dazu beziehen sich Dokumente oder E-Mail-Nachrichten normalerweise auf bestimmte Unternehmensentitäten als Teil einer Diskussion, einer Lösung oder eines Prozesses, die diese Informationen einbeziehen. Wenn ein Dokument zum Aufsuchen von Informationen verlassen werden muss, wird die Entscheidungsfindung oder der Prozess unterbrochen. Für den Information Worker ist es besonders anstrengend, einen Kontext zu erfassen, wenn er dabei zwischen E-Mail-Nachrichten oder Dokumenten und mehreren Anwendungen hin und her wechseln muss.

Der Schlüssel zur Lösung dieses Problems liegt nicht im Ersetzen oder Aktualisieren der Systemarchitektur und der Anwendungen eines Unternehmens, sondern im Überprüfen der Rolle von Dokumenten in den Geschäftsprozessen eines Unternehmens. Das statische, passive Dokument wird durch einen neuen Dokumententyp ersetzt und nimmt nun eine aktive Rolle im jeweiligen Geschäftsprozess ein. In einem kürzlich veröffentlichten Bericht über diesen Trend sagt IDC (ein Anbieter im Bereich der IT-Marktbeobachtung und Beratung) voraus, dass Dokumente, die Informationen mit den dazugehörigen Prozessen kombinieren, ein Unternehmen reaktions- und anpassungsfähiger machen. (Weitere Informationen finden Sie in Active Documents: Changing How the Enterprise Works von Joshua Duhl und Susan Feldman in Industry Developments and Models, IDS # 30405, November 2003.) IDC folgert weiter, dass Microsoft Office System die führende Software für diese neue Arbeitsumgebung ist.

Microsoft Office Information Bridge Framework

Bisher besteht keine Verbindung zwischen Unternehmenssystemen, mit denen Daten erfasst und verwaltet werden, und Desktop-Anwendungen, mit denen Information Worker diese Informationen verarbeiten und übermitteln. Auf der einen Seite gibt es die Dokumente, die Geschäftsinformationen enthalten (z. B. Kunden und Aufträge), und auf der anderen Seite die eigentlichen Informationen (z. B. der Kundendatensatz oder Auftragsdatensatz im ERP- oder CRM-System des Unternehmens).

Mit Microsoft Office System können Unternehmen nun diese Verbindung herstellen, indem die Informationen bereitgestellt werden, die Information Worker benötigen, um richtige und rechtzeitige Entscheidungen zu treffen. Die Vorteile durch die Bereitstellung dieser Informationen im Kontext von Dokumenten, E-Mail-Nachrichten oder Tabellenkalkulationen wirken sich sofort auf das Unternehmen aus. Unter anderem wird die Produktivität gesteigert und die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen verbessert und erleichtert.

Das Microsoft Office Information Bridge Framework bietet eine Infrastruktur und Tools, die leistungsstarke Office-basierte Lösungen ermöglichen. Mit Information Bridge können Entwickler Lösungen erstellen, mit denen Microsoft Office System-Programme und LOB-Systeme intuitiv und kostengünstig verbunden werden. Diese Lösungen erhöhen den Wert von Microsoft Office System, indem sie es dem Information Worker ermöglichen, LOB-Daten in Microsoft Office-Anwendungen zu verarbeiten, d. h. für das Unternehmen wichtige Informationen anzuzeigen, abzurufen und zu bearbeiten.

Wenn Information Worker eine Information Bridge-basierte Lösung verwenden, müssen sie Daten nicht mehr manuell kopieren oder zwischen Anwendungen verschieben, sondern können dynamische Links zwischen Geschäftsdatenspeichern des Unternehmens und den Office-Dokumenten, einschließlich Tabellenkalkulationen, Word-Dokumenten, E-Mail-Nachrichten und Formularen, erstellen. Diese Dokumente enthalten direkte, aktuelle Verweise zu Geschäftsobjekten des Unternehmens, und Leser dieser Dokumente können diese Daten direkt innerhalb der Dokumente bearbeiten und, basierend auf diesen Daten, Entscheidungen treffen und implementieren.

Für Unternehmen, die Microsoft Office System zum Sammeln, Berichten, Analysieren und Weiterleiten von Informationen und zur Zusammenarbeit verwenden, ist das Erweitern der Rolle von Dokumenten ein logischer Schritt. Dadurch werden Informationen, der Kontext und die auf diesen Informationen basierenden Aktionen zusammengebracht. Unternehmen mit diesem neuen Dokumentenkonzept werden feststellen, dass die Mitarbeiter produktiver und ihre Prozesse vereinfacht werden. Information Worker müssen weniger Zeit dafür verwenden, mit mehreren Anwendungen zu interagieren, und können somit mehr Aufgaben in den vertrauten, benutzerfreundlichen Office-Dokumenten ausführen und schnellere Entscheidungen treffen.

Information Bridge ersetzt nicht die Funktionen von Unternehmenssystemen und kopiert diese auch nicht. Vielmehr arbeitet Information Bridge mit diesen Anwendungen zusammen, um die in den Anwendungen enthaltenen Daten, Ansichten und Aktionen dem Information Worker in einem ihm bekannten und effektiveren Kontext darzustellen: den Anwendungen von Microsoft Office System.

Szenario: Der Weg einer Dienstanforderung

Die erste Version von Microsoft Office Information Bridge Framework unterstützt Lösungen für die Erweiterung von Word 2003, Excel 2003 und Outlook 2003. Das folgende Szenario stellt eine typische Geschäftssituation in einem Unternehmen dar und verdeutlicht, wie Benutzer aufgrund der Information Bridge-Lösung aus E-Mail-Nachrichten von Microsoft Outlook auf Unternehmensdatenquellen zugreifen können und wie dadurch Geschäftsprozesse vereinfacht werden und die Produktivität von Mitarbeitern gesteigert wird.

Typisches Szenario
Anna Zimmermann, eine Kundenbetreuerin des Unternehmens Litware Corporation stellt fest, dass das Unternehmen Contoso Company, einer ihrer wichtigsten Kunden, eine bereits seit mehr als 10 Tagen ausstehende Dienstanforderung enthält. Frau Zimmermann sendet eine E-Mail-Nachricht an Karl Richter, den Kundenservice-Manager, mit der Bitte, sich die ausstehende Anforderung anzusehen und zu bearbeiten.

Nachdem Herr Richter die Nachricht gelesen hat, ruft er die Daten des Kundenkontos von Contoso aus dem CRM-System von Litware ab. Er prüft die Kundenkontaktinformationen und ruft eine Liste der letzten fünf Kundenaktivitäten von Contoso auf. Herr Richter erkennt beim Überprüfen der letzten Kundenaufträge, dass eine der kürzlich gestellten Dienstanforderungen von Contoso geschlossen wurde. Er kann allerdings nicht feststellen, ob dies die von Frau Zimmermann angemahnte Dienstanforderung ist. Herr Richter wechselt in das Geschäftsunterstützungssystem von Litware, überprüft die offenen Dienstanforderungen und bemerkt, dass eine Dienstanforderung für Contoso tatsächlich seit 10 Tagen aussteht. Diese Dienstanforderung ist übersehen worden.

Herr Richter beschließt, Maria Becker, Leiterin der Fertigungstechnik, über diese Dienstanforderung zu informieren. Er fügt seine Anmerkungen in die E-Mail-Nachricht von Anna Zimmermann ein, kopiert relevante Informationen aus dem CRM-System und der Dienstverwaltungsanwendung in die E-Mail und sendet diese anschließend an Frau Becker.

Nachdem Frau Becker die Nachricht erhalten hat, meldet sie sich auch beim CRM-System an, um Hintergrundinformationen zum Contoso-Konto abzurufen. Sie beschließt, die ausstehende Dienstanforderung als äußerst dringlich einzustufen und möchte, dass sich ein leitender Techniker darum kümmert. Da Frau Becker sich im Unternehmens-Unterstützungssystem von Litware nicht auskennt, ruft sie Herrn Richter an und bittet ihn, die Priorität der Dienstanforderung von Contoso zu ändern und die Dienstanforderung entsprechend zuzuweisen. Herr Richter unterstützt Frau Becker bei diesem Prozess, und nach Beendigung dieser Aufgabe gehen beide davon aus, dass die Dienstanforderung bald erledigt sein wird.

Herr Richter beendet den gesamten Prozess, indem er Frau Zimmermann eine E-Mail sendet, in der er sie über den Status der Dienstanforderung informiert.

In diesem Beispiel verwenden Herr Richter und Frau Becker den ganzen Vormittag darauf, Informationen aus mehreren Quellen zusammenzutragen, um eine korrekte Entscheidung treffen zu können. Obwohl der Prozess mit dem Austausch von E-Mail-Nachrichten über Outlook beginnt und endet, verbringen beide den Großteil der Zeit in anderen Anwendungen, dem Abrufen von relevanten Informationen, dem Abfragen von Informationen aus Datenbanken und dem Initiieren eines wichtigen Geschäftsprozesses, bevor am Ende wieder mit Outlook der gesamte Vorgang abgeschlossen wird. Außerdem wurden dabei sogar wichtige Informationen übersehen, wie das folgende Szenario zeigt.

Die bessere Methode
Eine auf Microsoft Office System und Information Bridge basierende Lösung kann dieses ineffiziente Vorgehen im beschriebenen Prozess vermeiden. Mit Information Bridge haben Herr Richter und Frau Becker die Möglichkeit, die erforderlichen Kunden- und Kontodaten aus Outlook 2003 heraus abzufragen. Dadurch müssen sie nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, neue Benutzeroberflächen bedienen lernen und relevante Daten kopieren und einfügen.

Eine mit Information Bridge entwickelte Lösung ermöglicht es Frau Zimmermann, der Kundenbetreuerin, die den Prozess in Gang gesetzt hat, entsprechende Verweise zum Contoso-Konto in ihre ursprüngliche Nachricht an Herrn Richter einzufügen (siehe Abbildung 1). Beim Erstellen der Nachricht kann Frau Zimmermann einen Verweis für jede in der Nachricht enthaltene Geschäftsentität (z. B. Kundenname, Dienstanforderung und Geschäftskonditionen des Dienstleistungsvertrags mit dem Kunden) einfügen.

Abbildung 1. Die Lösung ermöglicht es Frau Zimmermann, Verweise für alle in der E-Mail-Nachricht enthaltenen Geschäftsentitäten einzufügen.

Statt die Situation ausführlich zu beschreiben, ruft Frau Zimmermann die Informationen über die letzten Aktivitäten von Contoso anhand der Registerkarte Suchen im Aufgabenbereich von Outlook ab und fügt dann Verweise zur entsprechenden Dienstanforderung ein. Diese Methode erspart das detaillierte Beschreiben der Situation in der Nachricht.

Herr Richter und Frau Becker haben einen unmittelbaren Vorteil von dieser Methode. Wenn sie die Nachricht von Frau Zimmermann erhalten, können sie innerhalb von Microsoft Office die Situation überprüfen und eine Lösung finden. Innerhalb der E-Mail-Nachricht stellen die von Frau Zimmermann eingefügten Verweise eine Liste aller relevanten Aktionen für diese Geschäftsobjekte dar. Wenn zum Beispiel Herr Richter in dem durch Smarttags hervorgehobenen Verweis "Contoso" auf Kundenzusammenfassung anzeigen klickt, werden im Aufgabenbereich von Microsoft Outlook die aus dem CRM-System abgerufenen Kundendaten angezeigt.

Anstatt die Daten im CRM-System schnell überfliegen zu müssen, bietet die Information Bridge-Lösung Herrn Richter einen systematischen Ansatz, in dem nur die für die Situation relevanten Daten dargestellt werden. Im Fall von CRM-Informationen werden durch diese Lösung nicht nur die Kontokontaktinformationen und die letzten Aktivitäten abgerufen, sondern auch in naher Zukunft entstehende Geschäftsmöglichkeiten in Bezug auf den betroffenen Kunden.

Beim Überprüfen der Geschäftsmöglichkeiten mit Contoso, stellt Herr Richter fest, dass eine Lizenzerneuerung im Wert von 750.000 Euro demnächst fällig ist. Diese Information hätte er während der schnellen Überprüfung des CRM-Systems von Litware leicht übersehen können. Anhand dieser Informationen beschließt Herr Richter, diesen Punkt sofort an Frau Becker weiterzuleiten. Er ergänzt die E-Mail-Nachricht von Frau Zimmermann mit seinen Kommentaren, fügt einen Verweis zur Dienstanforderung hinzu und leitet die Nachricht an Frau Becker weiter.

Frau Becker kann nun die Umstände der in naher Zukunft entstehenden Geschäftsmöglichkeit prüfen und die auf beiden Seiten involvierten Parteien identifizieren. Wenn sie auf den Verweis zur Dienstanforderung klickt, wird im Aufgabenbereich der Status und die Details der Dienstanforderung aus dem Unternehmens-Unterstützungssystem sowie eine Liste möglicher Aktionen angezeigt, einschließlich der Option, die Priorität zu ändern und die Anforderung einem bestimmten Techniker zuzuweisen. Herr Richter und Frau Becker können die Angelegenheit durchgehen, eine auf relevanten Informationen basierende Entscheidung treffen und die entsprechenden Aktionen einleiten, und all das, ohne die E-Mail-Nachricht zu verlassen. Sie müssen nicht einmal wissen, wo die Kundeninformationen gespeichert sind und wie die Informationen aus dem komplexen Unternehmensunterstützungssystem abgefragt werden.

Abbildung 2. Die Lösung ermöglicht es Frau Becker, Aktionen in Bezug auf die Dienstanforderung aus dem Aufgabenbereich von Outlook auszuführen.

Übersicht über das Microsoft Office Information Bridge Framework

Das Microsoft Office Information Bridge Framework besteht aus Softwarekomponenten, Tools und Anweisungen, mit denen Entwickler Microsoft Office System und jedes Unternehmenssystem bzw. jede Unternehmensanwendung integrieren können. Information Bridge ermöglicht Entwicklern, sehr schnell flexible und benutzerdefinierte Lösungen zu entwickeln und bereitzustellen, die sich in eine im Unternehmen bestehende IT-Infrastruktur einpassen. Außerdem erfordern diese Lösungen nur geringe oder überhaupt keine erneute Funktionszuweisung der Back-End-Systeme.

Information Bridge besteht aus:

• Einer clientseitigen Komponente, die den Kontext einer Regions- oder einer Geschäftsentität innerhalb eines Office-Dokuments basierend auf XML-Metadaten interpretiert und den Kontext mit relevanten, aus Webdiensten verfügbaren Aktionen verbindet.

• Information Bridge Metadata Service (MDS), mit dem diese Webdienste in LOB-Anwendungen eingebettete Daten, Ansichten und Aktionen anzeigen können.

• Information Bridge Metadata Designer, ein Plug-In für das Entwicklungssystem Microsoft Visual Studio .NET zum Erstellen und Verwalten von Metadaten für Softwarelösungen.

• Anleitungen für das Erstellen von Webdiensten, die vom Microsoft Office Information Bridge Framework genutzt werden können.

Information Bridge-Lösungen
Auf Information Bridge basierende Lösungen enthalten Front-End-Komponenten, die in den Microsoft Office-Anwendungen ausgeführt werden, und Metadaten-Dienste, die es diesen Komponenten ermöglichen, Daten mit Information Bridge-kompatiblen Webdiensten auszutauschen. Mithilfe der mit Information Bridge gelieferten Anweisungen können Entwickler die Webdienste entwickeln und Metadaten definieren, die die Ansichten, Aktionen, Beziehungen und Geschäftsentitäten der entsprechenden Lösungen mit einer standardisierten Methode beschreiben, die vom Microsoft Office System verarbeitet werden kann.

Deklarative Lösungen legen die Beziehungen zwischen Geschäftsentitäten in den Webdiensten fest. Derartige Lösungen können Aktionen einbeziehen, die mehrere Webdienstoperationen enthalten und auf mehrere Informationsquellen oder Datenspeicher zugreifen.

Auf dem Desktop nutzt die Clientkomponente von Information Bridge die Funktionen der Microsoft Office-Anwendungen, um Webdienste aufzurufen und von diesen Webdiensten zurückgegebene Daten anzuzeigen. Die zur Unterstützung der Lösung angepassten Elemente und Menüs der Benutzeroberfläche sind mit den Daten verknüpft und werden den Benutzern über Smarttags oder den programmierbaren Aufgabenbereich angezeigt. Der Information Bridge-Client interpretiert die Metadaten und präsentiert kontextspezifische Aktionen, Navigationselemente und Informationen.

Information Bridge verwaltet den Aufgabenbereich, in dem die aus dem Back-End-System abgerufenen Daten angezeigt werden. Gleichermaßen ermöglichen Smarttags bestimmte Aktionen, die der von der Lösung bereitgestellten Geschäftslogik zugeordnet sind. Sowohl die verfügbaren Ansichten als auch die verfügbaren Aktionen können basierend auf der Rolle des Benutzers oder basierend auf den Authentifizierungs-/Anmeldeinformationen gesteuert werden (durch Integration mit dem Verzeichnisdienst Microsoft Active Directory). Dadurch können Sie Lösungen genau an die individuellen Datenstrukturen, die IT-Umgebung und die Geschäftsprozesse eines Unternehmens anpassen.

Information Bridge-Architektur
Die Diagramme in den folgenden Abschnitten zeigen die Architektur einer typischen, mit Information Bridge entwickelten Lösung zum Zeitpunkt der Entwicklung und der Laufzeit. Die Architektur verwendet Metadaten, um die Beziehungen zwischen Webdiensten, Geschäftsentitäten und Ansichten, Operationen und Benutzeroberflächenelementen darzustellen. Dadurch wird die Wiederverwendung von Webdiensten und der Geschäftslogik in mehreren Lösungen ermöglicht und erleichtert. Die Architektur von Information Bridge ermöglicht auch die Skalierbarkeit von Lösungen und das einfache Bereitstellen von Lösungen in Unternehmensnetzwerken.

Laufzeitarchitektur
In Abbildung 3 wird die Laufzeitarchitektur einer typischen Unternehmenslösung dargestellt, die mit dem Information Bridge Framework entwickelt wurde. Auf dem Desktop erfordern Information Bridge-Lösungen, dass auf dem Client Microsoft Office ab Version Microsoft Office 2003 Professional Edition, Microsoft .NET Framework 1.1 und Microsoft Windows ab Version Microsoft Windows 2000 ausgeführt werden. Serverseitig sind Microsoft Windows Server 2003 mit Active Directory und Microsoft SQL Server 2000 Service Pack 3 erforderlich. Das Metadata Designer-Tool erfordert Visual Studio ab Version Visual Studio .NET 2003.

Abbildung 3. Laufzeitarchitektur der Information Bridge-Lösung.

Architektur der Lösung
In Abbildung 4 werden die Tools und Rollen dargestellt, mit denen Unternehmenslösungen basierend auf Information Bridge entwickelt werden. Information Bridge-Lösungen werden mit Visual Studio (einschließlich des Information Bridge Metadata Designer für deklarative Lösungen), XSL und Windows-Formularen entwickelt. LOB-Daten und Aktionen werden mithilfe von Smarttags und dem Office-Aufgabenbereich angezeigt. Nachdem Sie die Webdienste bereitgestellt und das Metadatenverzeichnis sowie den Metadatendienst erstellt haben, damit Unternehmensanwendungen verfügbar sind, ist nur noch ein geringer Entwicklungsaufwand erforderlich, um die verfügbaren Ansichten und Aktionen einer bestimmten Lösung zu ändern.

Abbildung 4. Architektur der Information Bridge-Lösung zum Entwicklungszeitpunkt.

Vorteile

Mit dem Microsoft Office Information Bridge Framework werden relevante Geschäftsinformationen innerhalb der Dokumente verfügbar, in denen diese Informationen analysiert und thematisiert werden. Zusätzlich erhalten Information Worker die Möglichkeit, Prozesse aufgrund der Analyse der Daten innerhalb dieser Dokumente in Gang zu setzen. Dadurch steigern auf Microsoft Office Information Bridge Framework basierende Lösungen die Produktivität der Information Worker. Außerdem ermöglichen sie eine schnellere und effektivere Entscheidungsfindung und reduzieren den Aufwand und die Kosten für die effektive Nutzung der Unternehmensinformationen.

Mit einer Information Bridge-Lösung ist sichergestellt, dass Informationen aus LOB-Anwendungen in Microsoft Office-Dokumenten verfügbar sind und dadurch der richtige Kontext vorhanden ist, um Entscheidungen schneller treffen zu können. Die nahtlose Integration von LOB-Daten in Microsoft Office-Anwendungen ist eine entscheidende Arbeitserleichterung für Information Worker. Sie müssen nicht mehr auf mehrere unterschiedliche Systeme zugreifen, um wichtige Daten zu erhalten. Die Zeit zwischen der Informationsanfrage und dem Empfang der Information entfällt, und die Kosten für das manuelle Zusammenstellen der Informationen aus mehreren Systemen werden stark reduziert.

Für Unternehmen und Information Worker haben Lösungen, die auf einer Integration von Microsoft Office mit Information Bridge basieren, folgende Vorteile:

• Kostenreduzierung bei der Informationssuche und der Informationsintegration: Information Bridge ermöglicht Information Workern, zusammenhängende Daten aus verschiedenen Datenquellen im Kontext des Dokumentinhalts zu sammeln und zu verarbeiten. Durch diese Lösungen müssen Informationen nicht mehr manuell gesammelt werden, und die mit dem Problem befassten Spezialisten müssen keine Daten mehr aus den verschiedenen Quellen erfassen und Berichte erstellen.

• Verbesserung der Zusammenarbeit und des Entscheidungsfindungsprozesses: Mit Information Bridge haben Information Worker die Möglichkeit, aktuelle, wichtige Informationen aus mehreren in Bezug zueinander stehenden Quellen mit einer einfachen Methode an weitere Information Worker weiterzuleiten. Die Effektivität der Kommunikation unter den Mitarbeitern wird drastisch gesteigert, da kein Mitarbeiter mehr den Kontext der Kommunikation rekonstruieren muss. Da alle Dokumente direkte Verknüpfungen zu den Informationsquellen enthalten, haben alle an einer Entscheidung beteiligten Personen Zugriff auf die gleiche, aktuelle und einheitliche Ansicht der entsprechenden Informationen.

• Erleichterung der Informationsnutzung aus LOB-Systemen: Dank Information Bridge müssen Information Worker nicht mehrere komplizierte LOB-Anwendungen bedienen lernen. Mit Information Bridge-Lösungen können Mitarbeiter ein größeres Pensum ihrer Aufgaben erledigen und Geschäftsprozesse aus der vertrauten und benutzerfreundlichen Microsoft Office-Umgebung in Gang bringen. Unternehmen können so Kosten für Schulungen und damit verbundene Ausfallzeiten einsparen und zusätzlich Microsoft Office System noch effektiver einsetzen.

Für Entwickler von IT-Lösungen hat Information Bridge folgende Vorteile:

• Kurze Bereitstellungszeit: Mit Information Bridge können Entwickler und IT-Abteilungen IT-Lösungen in kürzerer Zeit und mit weit geringeren Kosten als mit herkömmlichen Methoden entwickeln. Der umfassende Zugriff auf Microsoft Office-Benutzeroberflächenverweise und bestimmte APIs von Host-Anwendungen ermöglicht einen schnellen Einstieg in die Entwicklung einer Lösung. Das Plug-In Metadata Tool für Visual Studio .NET und Adapter für häufig verwendete ERP- und CRM-Systeme des Unternehmens optimieren den Entwicklungsaufwand. Nachdem die Basislösung entwickelt und bereitgestellt wurde, werden von den Entwicklern nur noch begrenzte Programmier- und Kodierungskenntnisse verlangt, um entsprechende Ansichten und Funktionen innerhalb des Lösungskontextes festzulegen oder zu ändern.

• Einfache Verwaltung und Bereitstellung: Die Betriebskosten werden mit Information Bridge gesenkt, da Information Bridge offene und vollständig kompatible Standards (XML und Webdienste), SQL Server 2000 für die Speicherung der Metadaten, eine zentrale Architektur und einen sicheren, verwalteten Code verwendet, der innerhalb der überprüften und ausreichend getesteten Common Language Runtime-Umgebung ausgeführt wird.

• Flexible Lösungsarchitektur: Die Verwendung von Metadaten zum Beschreiben von Geschäftsaktionen, Geschäftseinheiten und Beziehungen und die Verwendung von selbst beschreibenden, interaktiven Webdiensten ermöglicht es den Entwicklern, die Lösungen ohne Schwierigkeiten zu erweitern und die einzelnen Integrationskomponenten in mehreren funktionellen Lösungen wieder einzusetzen.

Download

Information Bridge Framework Document: Introducing the Microsoft Office Information Bridge Framework (RTF Document)