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Schützen von persönlichen Daten in Word 2003-Dokumenten
Veröffentlicht: 28. Jun 2004 | Aktualisiert: 14. Nov 2004
Von Frank Rice

Word-Dokumente können standardmäßig ausgeblendete Daten enthalten. Bei der Freigabe von Dokumenten für andere Benutzer können Sie die Informationen entfernen, die für andere nicht sichtbar sein sollen. Dieser Artikel beschreibt verschiedene Möglichkeiten, wie Informationen in einem Dokument gespeichert sind, und wie Sie diese entfernen können. Dieser Artikel enthält auch Links zu englischsprachigen Seiten.

Auf dieser Seite

Einführung Einführung
Hintergrundinformationen Hintergrundinformationen
Informationsarten Informationsarten
Anzeigen von persönlichen oder ausgeblendeten Informationen Anzeigen von persönlichen oder ausgeblendeten Informationen
Entfernen von persönlichen Informationen während der Speicherung von Dokumenten Entfernen von persönlichen Informationen während der Speicherung von Dokumenten
Manuelles Entfernen von persönlichen Informationen Manuelles Entfernen von persönlichen Informationen
Manuelles Entfernen von Zusammenfassungsinformationen bei der Verbindung mit einem Netzwerk Manuelles Entfernen von Zusammenfassungsinformationen bei der Verbindung mit einem Netzwerk
Programmgesteuertes Entfernen von persönlichen Informationen Programmgesteuertes Entfernen von persönlichen Informationen
Anzeigen von ausgeblendeten Elementen Anzeigen von ausgeblendeten Elementen
Entfernen von Formatvorlagen aus Dokumenten Entfernen von Formatvorlagen aus Dokumenten
Features, die ausgeblendete Informationen speichern Features, die ausgeblendete Informationen speichern
Entfernen von Verknüpfungen aus Feldfunktionen Entfernen von Verknüpfungen aus Feldfunktionen
Hyperlinks Hyperlinks
Entfernen Ihres Namens aus Visual Basic-Code Entfernen Ihres Namens aus Visual Basic-Code
Dokumentvariablen Dokumentvariablen
Allgemeine Sicherheitsempfehlungen Allgemeine Sicherheitsempfehlungen
Schlussfolgerung Schlussfolgerung

Einführung

Microsoft® Office Word 2003 speichert eine Vielzahl von Informationen in einem Dokument: z.B. nicht nur wann und wie das Dokument erstellt wurde und welche Änderungen es seitdem erfahren hat, sondern auch, wer das Dokument erstellt und daran Änderungen durchgeführt hat. Eine relativ einfache Maßnahme, die Sie bei der Freigabe von Dokumenten für andere Benutzer ergreifen können, besteht darin, die Informationen zu entfernen, die für andere nicht sichtbar sein sollen. So können Sie z.B. Informationen aus einem Dokument entfernen, um andere Benutzer daran zu hindern, Informationen wie Autor, Bearbeiter, Erstellungsdatum usw. zu sehen.

Dieser Artikel untersucht einige der Features und Eigenschaften in Word, die Daten enthalten können, und Möglichkeiten, wie Sie diese Informationen entfernen können. Mit einigen Kenntnissen darüber, wo sich diese vertraulichen Informationen in Ihrem Dokument befinden und wie diese dort hingelangt sind, können Sie diese Informationen aus Ihrem Dokument ohne großen Aufwand entfernen. Mithilfe der in diesem Artikel beschriebenen Informationen können Sie verhindern, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände gelangen.

Hintergrundinformationen

Die Geheimhaltung und der Schutz persönlicher Informationen hat eine enorme Bedeutung erreicht, da Hacker, Identitätsbetrüger und sogar Konkurrenten immer bessere Methoden anwenden, um Zugriff auf vertrauliche Informationen über Unternehmen und Einzelpersonen zu erhalten und diese zu nutzen. Produktverkäufe und der Erfolg neuer und existierender Produkte basieren auf der Fähigkeit von Softwareanbietern, Möglichkeiten für Benutzer zu schaffen, diese Informationen zu identifizieren und zu schützen.

Die meisten Softwareanwendungen speichern Informationen (Metadaten) in den Dateien, um einen Bearbeitungsverlauf der Datei zu ermöglichen und zu verwalten, die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu fördern und alle die Datei betreffenden Informationen an einer zentralen Stelle zu speichern. Ein Großteil dieser Informationen wird als Teil eines Produktfeatures oder einer Eigenschaften-Einstellung gespeichert, die die Zusammenarbeit unterstützen. Manchmal werden jedoch Daten abgelegt, ohne dass sich Benutzer bewusst sind, welche Daten wo gespeichert werden. Selbst scheinbar harmlose Features und Einstellungen in einem Produkt können Angaben speichern, die Informationen über Sie oder Ihr Unternehmen verfügbar machen können. Microsoft Office Word 2003 und einige andere Dokumentverarbeitungsanwendungen ermöglichen Ihnen z.B. die Speicherung unterschiedlicher Versionen eines Dokuments in der Dokumentdatei als ausgeblendeter Text. Angenommen, Sie haben mehrere Wochen zusammen mit verschiedenen Marketing- und Redaktionsmitarbeitern an der Erstellung eines Dokuments gearbeitet, das die Features eines neuen Produkts beschreibt. Sie planen, dieses Dokument an Ihr Verkaufspersonal als Teil einer neuen Marketingkampagne zu senden. In letzter Minute entscheiden Sie sich dazu, einige Features aus dem Produkt herauszulassen, die noch weitere Tests benötigten, wollen diese aber definitiv in die nächste Version des Produkts aufnehmen. Sie sind sich nicht bewusst, dass die Versionsverwaltung für dieses Dokument aktiviert ist, weshalb alle Ihre Revisionen, einschließlich der Version mit den entfernten Produktfeatures, mit der Dokumentdatei gespeichert werden. Nachdem Sie das Dokument per E-Mail an das Verkaufsteam gesendet haben, fällt eine Kopie des E-Mail-Anhangs in die Hände eines Konkurrenten, der nach Anzeige der unterschiedlichen Versionen des Dokuments auch die Version mit der Beschreibung der entfernten Features sehen kann und diese Informationen an sein Entwicklungsteam sendet.

Grundsätzlich lässt sich also sagen, dass ein Großteil der Metadaten für die Zusammenarbeit gespeichert wird. Die Zusammenarbeit endet jedoch, wenn ein Benutzer ein Dokument extern veröffentlicht, durch Übertragung in das Internet oder Senden eines fertigen Dokuments an einen Kunden. Sie müssen also nach Beendigung der Zusammenarbeit und vor der Veröffentlichung des Dokuments sicherstellen, dass alle ausgeblendeten Daten entfernt werden, die für Andere nicht sichtbar sein sollen.

Informationsarten

Word & Co speichern eine Reihe unterschiedlicher Arten von Metadaten. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Ihr Name

  • Ihre Initialen

  • Der Name Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation

  • Der Name Ihres Computers

  • Der Name des Netzwerkservers oder der Festplatte, wo Sie das Dokument gespeichert haben

  • Der Name vorausgegangener Dokumentautoren

  • Dokumentrevisionen

  • Dokumentversionen

  • Informationen zur Dokumentvorlage

  • Ausgeblendeter Text

  • Kommentare

Die Metadaten bieten verschiedene Vorteile für Organisationen und Benutzer dieser Dokumente. Das Speichern von Informationen in dem dafür relevanten Dokument stellt sicher, dass die Informationen nicht vom Dokument getrennt werden. Die Tatsache, dass viele dieser Informationen standardmäßig gespeichert werden, z.B. beim Speichern oder Überarbeiten des Dokuments, macht es für Benutzer überflüssig, die Informationen manuell festzuhalten. Darüber hinaus kann die Speicherung von proprietären Informationen Unternehmen oder Einzelpersonen im Falle von Plagiaten oder Urheberrechtsverletzungen schützen.

Somit ist ersichtlich, dass Metadaten definitiv sinnvoll sind, wenn sie mit Vorsicht verwendet und entsprechend verwaltet werden. Durch Schaffung eines unternehmensweiten Bewusstseins und Verwendung eines Desktop-Programmieransatzes bei der Veröffentlichung des Dokuments lassen sich vertrauliche Arten von Metadaten erkennen und eliminieren.

Im Anschluss werden einige Methoden untersucht, mit denen vertrauliche Informationen geschützt und aus Word-Dokumenten entfernt werden können.

Anzeigen von persönlichen oder ausgeblendeten Informationen

Die Erkennung von Metadaten in einem Dokument ist keine allzu schwere Aufgabe. So ermöglicht z.B. ein Feature von Word das Öffnen eines beschädigten Dokuments, indem der Text ohne Formatierung angezeigt wird. Mit diesem Feature können auch einige der Metadaten angezeigt werden, die mit dem Dokument verknüpft sind. Führen Sie die folgenden Schritte an einem Ihrer Dokumente durch:

  1. Starten Sie Word.

  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen.

  3. Klicken Sie in der Dropdownliste Dateityp auf Text aus beliebiger Datei wiederherstellen, suchen Sie eine .DOC-Datei aus Word, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.

Das Dokument wird ohne Formatierung geöffnet. Beim Blättern durch das Dokument sehen Sie eventuell Informationen wie den Namen des Dokumentautors, den Pfad des gespeicherten Dokuments usw. Beachten Sie, dass die angezeigten Informationen eventuell nicht im Kontext stehen. Sie müssen sorgfältig unterscheiden, ob die angezeigten Informationen Teil des Dokumenttextes sind oder Teil der Metadaten, die dem Dokument hinzugefügt wurden.

Bevor Sie anderen Benutzern eine Kopie Ihres Dokuments überlassen, sollten Sie alle "unsichtbaren" oder ausgeblendeten Informationen anzeigen und entscheiden, ob sich diese für eine Weitergabe eignen. Sie sollten ausgeblendete oder gelöschte Informationen entfernen, die im Dokument verbleiben, wenn Sie eine der folgenden Funktionen verwenden: Den Befehl Änderungen nachverfolgen im Menü Extras, den Befehl Versionen im Menü Datei oder die Option Schnellspeicherung zulassen auf der Registerkarte Speichern des Dialogfelds Optionen, auf das Sie über das Menü Extras zugreifen können. Sie erreichen dies, indem Sie folgende Schritte ausführen:

Entfernen von persönlichen Informationen während der Speicherung von Dokumenten

Sie können sicherstellen, dass Word persönliche Informationen beim Speichern Ihrer Dokumente entfernt. Führen Sie zur Aktivierung dieser Option folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und anschließend auf die Registerkarte Sicherheit.

  2. Aktivieren Sie im Abschnitt Datenschutzoptionen das Kontrollkästchen Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Speichern Sie das Dokument.

Bei Verwendung dieser Option entfernt Word die folgenden persönlichen Informationen aus Ihrem Dokument:

  • Dateieigenschaften: Autor, Manager, Firma, Zuletzt gespeichert von.

  • Name, der mit Kommentaren oder Überarbeitungen verknüpft ist: Word ändert den Namen in Autor um.
    Anmerkung Überarbeitungen sind Markierungen, die anzeigen, wenn Sie in einem Dokument etwas gelöscht, eingefügt oder anderweitig bearbeitet haben.

  • Verteiler: Der Verteiler wird entfernt.

  • Der über die Symbolleiste E-Mail generierte E-Mail-Nachrichtenkopf wird entfernt.

  • Versionen: Der Name unter Gespeichert von wird in Autor geändert.
    Anmerkung Die Option Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen ist nicht standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Option auswählen, gilt dies zudem nur für das aktive Dokument und nicht für vorhandene oder neue Dokumente. Sie müssen also diese Option explizit für jedes Dokument aktivieren.
    Anmerkung Das Microsoft Download Center enthält ein Add-In, mit dem Sie ausgeblendete Daten und Daten wie z.B. Überarbeitungen und Kommentare, permanent aus Word-, Microsoft Office Excel 2003- und Microsoft Office PowerPoint 2003-Dateien entfernen können. Das "Remove Hidden Data"-Add-In entfernt persönliche oder ausgeblendete Daten, die bei der Anzeige des Dokuments in Ihrer Microsoft Office-Anwendung nicht unmittelbar ersichtlich sind.

Manuelles Entfernen von persönlichen Informationen

Mit einem oder beiden der folgenden Verfahren können Sie persönliche Informationen manuell aus einem Dokument entfernen.

  1. Öffnen Sie das Dokument in Word.

  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Eigenschaften.

Die Registerkarten Zusammenfassung, Statistik, Inhalt und Anpassen enthalten alle Informationen, die Sie eventuell entfernen möchten.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und anschließend auf die Registerkarte Benutzerinformationen.
    Die folgenden Bearbeitungsfelder werden angezeigt:

    • Name

    • Initialen

    • Adresse

  2. Falls keine dieser Informationen in Ihren Dokumenten erscheinen soll, geben Sie unpersönliche Zeichenfolgen oder Leerschritte in die entsprechenden Textfelder ein und klicken auf OK, um die Änderungen zu akzeptieren.
    Anmerkung Alle neuen Dokumente, die Sie ab diesem Zeitpunkt erstellen, enthalten diese Informationen anstelle der Standardwerte, die Sie bei der Installation von Office angegeben haben. Es ist jedoch möglich, dass vorhandene Dokumente bereits Standardinformationen enthalten.

Im Microsoft Windows® Explorer:

  • Klicken Sie im Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf das Dokument und dann auf Eigenschaften. Die Registerkarten im Dialogfeld Eigenschaften enthalten eventuell Informationen, die Sie entfernen möchten.

Manuelles Entfernen von Zusammenfassungsinformationen bei der Verbindung mit einem Netzwerk

Wenn Sie in einem Netzwerk angemeldet sind, wird Ihr Netzwerk-Benutzernamen eventuell im Feld Autor auf der Registerkarte Zusammenfassung und im Feld Zuletzt gespeichert von auf der Registerkarte Statistik beim Speichern eines Dokuments angezeigt. Dies kann selbst dann auftreten, wenn Sie bereits alle anderen persönlichen Informationen von Ihrem Computer entfernt haben.

Führen Sie folgende Schritte aus, wenn Sie Zusammenfassungsinformationen aus einem Dokument entfernen möchten und Sie sich in einem Netzwerk befinden.

  1. Falls das Dokument auf einem Netzwerkserver gespeichert ist, kopieren Sie es auf Ihre lokale Festplatte.

  2. Starten Sie den Computer, aber melden Sie sich nicht im Netzwerk an. Sobald das Dialogfeld für die Netzwerkanmeldung angezeigt wird, klicken Sie auf Abbrechen oder drücken ESC.

    Anmerkung Wenn Sie Windows durch Drücken von ESC nicht starten können (z.B., wenn auf Ihrem Computer Microsoft Windows NT ausgeführt wird), können Sie mit diesen Schritten nicht fortfahren.

  3. Öffnen Sie das Dokument.

  4. Klicken Sie im Menü Datei auf Eigenschaften.

  5. Löschen Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung die Textfelder Autor, Manager, Firma und alle anderen Felder mit Informationen, die Sie nicht weitergeben möchten.

  6. Löschen Sie auf der Registerkarte Anpassen alle Eigenschaften mit Informationen, die Sie nicht weitergeben möchten.

  7. Klicken Sie auf OK. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Öffnen Sie nach der Anmeldung im Netzwerk die Datei nicht, da ansonsten eventuell Ihr Netzwerk-Benutzername in die Datei geschrieben wird. Sie können jedoch Windows Explorer verwenden, um die Datei entweder auf einen Netzwerkserver oder eine Diskette zu kopieren.

Programmgesteuertes Entfernen von persönlichen Informationen

Word enthält zudem die Eigenschaft RemovePersonalInformation. Wenn diese auf TRUE gesetzt ist, werden alle Benutzerinformationen aus den Kommentaren, Revisionen und dem Dialogfeld Eigenschaften gelöscht, sobald der Benutzer ein Dokument speichert. Mit der folgenden Beispielprozedur wird das aktuelle Dokument so eingestellt, dass persönliche Informationen aus dem Dokument beim nächsten Speichern durch den Benutzer entfernt werden.

Sub RemovePersonalInfo() 
 ThisDocument.RemovePersonalInformation = True 
End Sub

Anzeigen von ausgeblendeten Elementen

In einigen Fällen ist es zum Schutz Ihrer persönlichen Informationen erforderlich, dass Sie die Informationen anzeigen, bevor Sie entscheiden können, ob diese entfernt werden sollen. In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie die verschiedenen Elemente anzeigen, die ausgeblendete Informationen enthalten können.

Anzeigen von Überarbeitungen und Kommentaren
Markup-Elemente in einem Word-Dokument bestehen aus Kommentaren und Überarbeitungen wie Einfügungen, Löschungen und Formatierungs-Änderungen, die Autoren und Redakteure für Korrekturen eines Dokuments während des Bearbeitungsprozesses verwenden. Wenn Sie die Anzeige des gesamten Markups auswählen, werden alle Arten von Markup und die Namen aller Bearbeiter im Menü Ansicht ausgewählt.

Anmerkung Vor dem Löschen ist es sinnvoll, ein Dokument mit dem Markup auszudrucken, um Änderungen am Dokument später nachverfolgen zu können.

Sie zeigen Überarbeitungen oder Kommentare an, indem Sie im Menü Ansicht auf Markup klicken.

Anzeigen von ausgeblendetem Text
Ausgeblendeter Text in einem Word-Dokument ist eine Zeichenformatierung, mit der Sie bestimmten Text anzeigen oder ausblenden können. Sie können ausgeblendeten Text anzeigen, indem Sie im Menü Extras auf Optionen klicken, die Registerkarte Ansicht wählen und anschließend unter Formatierungszeichen das Kontrollkästchen Ausgeblendeten Text aktivieren. Der ausgeblendete Text wird in Word mit einer gestrichelten Linie unterstrichen.

Sie können ausgeblendeten Text aus einem gedruckten Dokument entfernen, indem Sie im Menü Extras auf Optionen klicken, die Registerkarte Drucken wählen und anschließend unter Mit dem Dokument ausdrucken das Kontrollkästchen Ausgeblendeten Text deaktivieren. Wenn Sie vorhaben, das Dokument online weiterzugeben, löschen Sie einfach den verborgenen Text wie jeden anderen Text.

Entfernen früherer Versionen eines Dokuments
Sie können angeben, dass Word eine oder mehrere Versionen Ihres Dokuments in derselben Datei speichern soll. Die Versionen werden dann als ausgeblendete Informationen im Dokument abgespeichert, damit Sie diese später abrufen können. Da diese ausgeblendeten Versionen anderen zur Verfügung stehen und nicht verborgen bleiben, falls das Dokument in einem anderen Format gespeichert wird, ist es eventuell wünschenswert, diese Versionen zu entfernen, bevor Sie das Dokument freigeben. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Die folgenden Schritte ermöglichen Ihnen das Speichern und die Weitergabe der aktuellen Version als separates Dokument sowie das Beibehalten früherer Versionen:

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Versionen.

  2. Klicken Sie auf die Version des Dokuments, die Sie als separate Datei speichern möchten.

  3. Klicken Sie auf Öffnen.

  4. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.

  5. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Führen Sie folgende Schritte aus, um die unerwünschten Versionen zu löschen und anschließend das Dokument weiterzugeben:

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Versionen.

  2. Klicken Sie auf die Version des Dokuments, die Sie löschen möchten.

  3. Wenn Sie mehrere Versionen auswählen möchten, halten Sie beim Klicken auf die einzelnen Versionen die STRG-Taste gedrückt.

  4. Klicken Sie auf Löschen.

Entfernen von Formatvorlagen aus Dokumenten

In Dokumente können Formatvorlagen enthalten sein, die wiederum Metadaten enthalten. Sie können diese Formatvorlagen entfernen oder umbenennen. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  1. Öffnen Sie das Dokument mit den Formatvorlagen.

  2. Klicken Sie im Menü Format auf Formatvorlagen und Formatierung.

  3. Markieren Sie die Formatvorlage, die Sie löschen oder umbenennen möchten. Klicken Sie auf Löschen, um die Formatvorlage zu löschen, oder auf Ändern, um diese umzubenennen.

Features, die ausgeblendete Informationen speichern

Einige Features in Word speichern standardmäßig Metadaten. Durch die Deaktivierung dieses Features können Sie Metadaten aus Ihren Dokumenten entfernen.

Schnellspeicherung
Wenn Sie ein Dokument mit aktiviertem Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen speichern und anschließend das Dokument als Textdatei speichern, kann das Dokument vorher gelöschte Informationen enthalten. Dies geschieht deshalb, weil bei einer Schnellspeicherung die von Ihnen durchgeführten Änderungen an das Ende des Dokuments angehängt werden, d.h. die Änderungen (einschließlich gelöschter Informationen) werden nicht in das Dokument selbst aufgenommen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um die gelöschten Informationen vollständig aus dem Dokument zu entfernen:

  1. Falls Sie das Dokument als Textdatei geöffnet haben, schließen Sie die Textdatei und öffnen Sie das Dokument als reguläres Word-Dokument.

  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, klicken Sie auf die Registerkarte Speichern und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen.

  3. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern.

Beim Zusammenführen von Dokumenten verwendete Zufallszahlen
Beim Vergleichen und Zusammenführen von Dokumenten verwendet Word zufällig generierte eindeutige Zahlen (GUID), um das Nachverfolgen von verwandten Dokumenten zu erleichtern. Word speichert jede GUID, die Sie auf Ihrem lokalen Computer generieren. Falls Sie ein Dokument mit einer GUID empfangen, die einer bereits vorhandenen entspricht, wird die "Änderungen zusammenführen"-Meldung angezeigt. Obwohl diese Zahlen ausgeblendet sind, können sie potenziell für den Nachweis verwendet werden, dass ein Dokument auf Ihrem Computer erstellt wurde, falls die interessierte Person über Verwaltungszugriff verfügt. Führen Sie folgende Schritte aus, um das Speichern von Zufallszahlen während des Zusammenführungsvorgangs zu stoppen.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und anschließend auf die Registerkarte Sicherheit.

  2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zufallszahl zur Verbesserung der Zusammenführungsgenauigkeit speichern.

Wichtig Falls Sie diese Zahlen nicht speichern, sind die Ergebnisse zusammengeführter Dokumente nicht optimal. Folge: Word kann nur schwer ermitteln, ob zwei oder mehrere Dokumente verwandt sind.

Entfernen von Verknüpfungen aus Feldfunktionen

Verknüpfte Bilder und andere Objekte in Word-Dokumenten können Verknüpfungsinformationen enthalten, wie z.B. den Pfad des verknüpften Bildes oder Objekts. Sie können Verknüpfungsinformationen aus Ihrem Dokument über die Feldfunktionen entfernen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um Feldfunktionen anzuzeigen:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und anschließend auf die Registerkarte Ansicht.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feldfunktionen und bestätigen Sie anschließend mit OK.

    Nachdem die Feldfunktionen sichtbar sind, können Sie überprüfen, ob sie persönliche Informationen enthalten.

Führen Sie folgende Schritte aus, um Verknüpfungsinformationen aus einem verknüpften Bild oder anderem Objekt zu entfernen.

  1. Wählen Sie das verknüpfte Bild oder Objekt oder jeweils die Feldfunktion für das Bild oder Objekt aus, falls die Feldfunktionen sichtbar sind.

  2. Drücken Sie STRG+UMSCHALT+F9.

    Die Verknüpfung des Bildes oder Objekts ist jetzt aufgehoben. Diese können jetzt nicht mehr bearbeitet werden.

Verteilerinformationen
Wenn Sie ein Dokument per E-Mail über einen Verteilers versenden, fügt Word eventuell Verteilerinformationen an das Dokument an. Die Verteilerinformationen enthalten E-Mail-Adressen aller Empfänger des Dokuments sowie den Text, den Sie dem Einführungsabschnitt hinzugefügt haben. Wenn Sie diese Informationen aus dem Dokument entfernen möchten, müssen Sie das Dokument in einem Format speichern, in dem keine Verteilerinformationen beibehalten werden, wie z.B. im RTF- oder HTML-Format.

Verteilerinformationen lassen sich auch mit dem folgenden Verfahren entfernen:

  1. Deaktivieren Sie die Option Schnellspeicherung zulassen, indem Sie den Schritten im Abschnitt "Schnellspeicherung" dieses Artikels folgen.

  2. Zeigen Sie im Menü Datei auf Senden an und klicken Sie auf Verteilerempfänger.

  3. Klicken Sie auf Entfernen, um den Verteiler zu löschen, und anschließend auf OK.

  4. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern.


Das Dokument wird jetzt ohne Verteilerinformationen gespeichert.

Hyperlinks

Dokumente können Hyperlinks zu anderen Dokumenten oder zu Webseiten in einem Intranet oder dem Internet enthalten. Diese Informationen sind im Dokument enthalten und verbleiben im Dokument, wenn Sie dieses freigeben oder kopieren.

Anmerkung Hyperlinks werden in der Regel als blau unterstrichene Textzeichenfolgen angezeigt.

Sie löschen einen einzelnen Hyperlink manuell aus dem Dokument, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink klicken, im Kontextmenü auf Hyperlink und anschließend auf Hyperlink entfernen klicken.

Zum Löschen aller Hyperlinks in einem Dokument können Sie ein Makro aus Microsoft Visual Basic® für Applikationen (VBA) verwenden. Das folgende VBA-Beispielmakro entfernt alle Hyperlinks in einem Dokument. 

Sub RemoveHyperlinks() 
 Dim objDoc As Document 
 Dim objStory As Range 
 Dim objHlink As Hyperlink 
 
 For Each objStory In ActiveDocument.StoryRanges 
  For Each objHlink In objStory.Hyperlinks 
   objHlink.Delete 
  Next 
 Next 
End Sub

Nach der Ausführung dieses Makros wird nur die Verknüpfung entfernt. Der Text des Hyperlinks verbleibt im Dokument.

Wenn Sie alle Spuren sowohl des Hyperlinks als auch des Hyperlink-Textes aus dem Dokument entfernen möchten, können Sie stattdessen das folgende Beispielmakro verwenden: 

Sub RemoveAllHyperlinks() 
 Dim objDoc As Document 
 Dim objStory As Range 
 Dim objHlink As Hyperlink 
 
 For Each objStory In ActiveDocument.StoryRanges 
  For Each objHlink In objStory.Hyperlinks 
   objHlink.Range.Delete 
  Next 
 Next 
End Sub

Entfernen Ihres Namens aus Visual Basic-Code

Wenn Sie ein VBA-Makro in Word aufzeichnen, beginnt das aufgezeichnete Makro mit einem Header ähnlich dem Folgenden: 

'Macro1 Macro 
'Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>

Wenn Sie Ihren Namen aus allen Makros entfernen möchten, die Sie aufzeichnen, führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Öffnen Sie das Dokument, das die Makros enthält.

  2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Makro und klicken Sie anschließend auf Visual Basic-Editor.

  3. Doppelklicken Sie im Projektfenster auf das Modul, das die Makros enthält.

  4. Entfernen Sie Ihren Namen aus dem gelöschten Makrocode.

  5. Drücken Sie ALT+Q, um zum Programm zurückzukehren, und klicken Sie anschließend im Menü Datei auf Speichern.

Dokumentvariablen

Dokumentvariablen speichern Informationen in einem Dokument. Beispielsweise können Sie mit Dokumentvariablen Makroeinstellungen zwischen zwei Makrositzungen beibehalten. Sie können außerdem Metadaten enthalten.

Mit der folgenden Anweisung zeigen Sie die Zahl der Variablen im Dokument mit der Bezeichnung MyDoc.doc an.

... 
MsgBox Documents("MyDoc.doc").Variables.Count & " variables" 
...

Mit der folgenden Prozedur zeigen Sie den Namen und den Wert jeder Dokumentvariablen im aktiven Dokument an:

... 
For Each myVar In ActiveDocument.Variables 
 MsgBox "Name =" & myVar.Name & vbCr & "Value = " & myVar.Value 
Next myVar 
...

Mit der folgenden Anweisung löschen Sie eine spezielle Dokumentvariable aus einem Dokument:

... 
ActiveDocument.Variables.Item("MyVar").Delete 
...

Allgemeine Sicherheitsempfehlungen

Im Anschluss erhalten Sie einige Empfehlungen, um die Sicherheit in Ihrer Computerumgebung zu erhöhen:

  • Die IRM-Funktionalität (Information Rights Management, Verwaltung von Informationsrechten) bietet Organisationen und ihren Mitarbeitern Schutz und bessere Kontrolle von digitalen Informationen, wie z.B. vertraulichen Planungsdokumenten oder Finanzberichten. Dabei können Sie Richtlinien festlegen, die bessere Kontrolle darüber ausüben, wer Informationen öffnen, kopieren oder weiterleiten kann.

  • Wenn Sie sich nicht an Ihrem Computer aufhalten, schützen Sie diesen mithilfe eines kennwortgeschützten Bildschirmschoners, eines Einschaltkennworts oder der Sperrfunktion des Standbymodus von Windows.

  • Falls Ihr Computer über freigegebene Ordner verfügt, vergeben Sie dafür Kennwörter, damit nur berechtigte Benutzer auf Ihre Freigaben zugreifen können. Verwenden Sie für noch mehr Sicherheit die Freigabe auf Benutzerebene, damit Sie genau steuern können, wer auf die Freigaben Ihres Computers zugreifen kann.

  • Leeren Sie nach dem Löschen einer Datei den Papierkorb sofort. Eventuell sollten Sie ein Dienstprogramm eines Drittherstellers in Erwägung ziehen, das die Dateien sofort nach dem Löschen überschreibt.

  • Wenn Sie Ihre Daten sichern, bewahren Sie die Sicherungskopien an einem sicheren Ort wie einem Safe, einem Schließfach oder einem verschlossenen Schrank auf.

  • Stellen Sie sicher, dass wichtige Dokumente kennwortgeschützt sind, damit nur berechtigte Benutzer diese öffnen können. Bewahren Sie Ihre Kennwörter an einem sicheren und separaten Ort auf. Denken Sie daran, dass Sie bei Verlust eines Kennworts den Inhalt eines kennwortgeschützten Dokuments nicht mehr wiederherstellen können, außer mit einigen Dienstprogrammen von Drittherstellern. Das Dokument lässt sich mithilfe der Kennwortverschlüsselung noch besser schützen. Sie sollten dabei aber anstelle der Standardverschlüsselung eine starke Verschlüsselung verwenden.

  • Geben Sie keine Dokumente im elektronischen Format weiter. Drucken Sie diese stattdessen aus und achten Sie auf die physische Sicherheit dieser Kopien. Verwenden Sie keine identifizierenden Elemente wie spezielle Schriftarten, Wasserzeichen, Logos oder besonderes Papier, außer wenn unbedingt notwendig (z.B. für eine Präsentation).

  • E-Mail ist nicht anonym. Versenden Sie kein Dokument per E-Mail, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Identität auf irgendeine Weise mit dem Dokument verknüpft wird.

  • Senden Sie kein Dokument über das Internet über das HTTP- (HyperText Transport Protocol) oder FTP-Protokoll (File Transfer Protocol), es sei denn, Sie verwenden Internetsicherheits- und Authentifizierungsprotokollsoftware. Mit diesen Protokollen übertragene Informationen werden als Klartext gesendet, was bedeutet, dass es technisch möglich (wenn auch unwahrscheinlich) ist, diese abzufangen.

Schlussfolgerung

In diesem Artikel wurden nur einige Methoden für den Umgang mit Metadaten in Ihrem Dokument untersucht. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Referenzen:
Zusätzliche Referenzen
Microsoft Knowledge Base Article - 223790: HOW TO: Minimize Metadata in Microsoft Word 97
Microsoft Knowledge Base Article - 237361: HOW TO: Minimize Metadata in Microsoft Word 2000
Microsoft Knowledge Base Article -290945: SO WIRD'S GEMACHT: Minimieren von Metadaten in Microsoft Word 2002
Microsoft Knowledge Base Article -825576: SO WIRD'S GEMACHT: Minimieren von Metadaten in Microsoft Word 2003
Microsoft Knowledge Base Article -223396: OFF: Minimieren von Metadaten in Microsoft Office-Dokumenten


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